社内英語公用語化に備えるビジネス英語表現のエッセンス

社会のグローバル化が叫ばれてすでに久しい今日この頃。時代はすでに「企業内の業務連絡を日本語でなく英語で交わす」段階に至りつつあります。

いくつかの企業が「社内公用語の英語化」を宣言したニュースはまだ記憶に新しいところでしょう。

今や事業は日本国内だけで完結せず、多くの企業が海外リソースを活用したり、海外企業と連携したり、あるいはオフショアリングに乗り出したりしています。

「うちの会社は英語化しませんって」といって安穏とはしていられないかもしれませんし、将来の華々しい転身に備えて業務遂行に役立つ英語スキルを身につけておくのもアリではないでしょうか。

とはいえ、ビジネス英語だからといって急激に英語が難解になるというわけでは全然ありません。むしろ英語は日本語よりも、使用語彙の違いは少なく、丁寧表現や定型的言い回しといったいくつかのコツさえ把握できれば自在に操れます。

あまり堅苦しく考えすぎず、コツをつかむ程度のノリで当たってみましょう。

《電話応対》のコツ&英語フレーズ例文集

電話を通じて行う会話は、面と向かって話す場面とは少し違った要領が必要です。とはいえ基本的な部分はそう違いません。

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参照:返事が遅くなってごめんなさい。は英語でどう言うの?

電話応対で気をつけたいこと

  • はっきりと話すこと
  • ゆっくり話すこと
  • 用件を明確にすること

電話でのやり取りは、どうしても聞き取りにくい部分や聞き取ってもらいにく部分が生じます。つい小声になったり、早口になったり、あるいは相手の発言の聞き取れなかった部分を曖昧なままにしてしまったりしがちですが、曖昧な点を残しておくと電話の趣旨自体が不明確になってしまいます。これは英語に限らず日本語の電話のやり取りでも同様です。

電話口で早口で話してしまうと、相手方に「英語が話せる」という印象を持たれ、ネイティブスピーカー的な流暢な会話スピードで返される可能性があります。言葉が明確に伝わるようゆっくりと用件を丁寧に伝えるよう心がけると、それだけでも相手がはっきりゆっくりした会話に合わせてくれやすくなります。

電話を取ってからの受け答え・取り次ぎ英語フレーズ

(電話が鳴る)

? Hello. Fresh Fruit Company. How may I help you?
はい、フレッシュフルーツカンパニーでございます
  • 電話を取ったらはじめに名乗ります。「This is ~(会社名).」の形でも表現できますし、This is を省いて単語(社名)のみ述べる形でも表現できます。
? May I speak with Mr. Uemura, please?
ウエムラさんとお話ししたいのですが
  • 男性の場合は Mr. ですが、相手が女性なら Mrs. Ms. が用いられます。
  • 日本語では「~さんはいらっしゃいますか」のように聞くところですが、英語では「~さんと話したい」のような形で意向を伝えます。
? May I ask who is calling?
お名前を頂戴してもよろしいですか
  • 質問自体は「どちら様ですか」という趣旨なのですが、Who are you? とは尋ねません
  • May I ask who is calling? は定型フレーズとして覚えてしまいましょう。
  • May I have your name?  という聞き方もできます。
? Tom Jansen from Cute Scut Company.
キュートスカット社のトム・ジャンセンと申します
  • 《個人名+ from +所属企業名》 で、「~社の~という者です」。
? I’m sorry, I couldn’t get your name. Could you say it again, please?
申し訳ありません。聞き取れなかったのでもう一度うかがえますか?
  • 少しでも曖昧・不明確な部分が生じたら迷わず確認しましょう。聞き返すこと自体は決して失礼には当たりません。むしろ曖昧なままにして後に影響することの方が、失礼につながる可能性が大です。
? Tom Jansen. That’s T, O, M, J, A, N, S, E, N.
トム・ジャンセンです。綴りは T・O・M・J・A・N・S・E・Nです
? Thank you. Please hold while I transfer you.
ありがとうございます。おつなぎしますので少々お待ちください
  • Please hold on while ~ という表現も見られますが、on は無くても通じます。
  • 「少々お待ちください」に対応する表現は色々なバリエーションがあります。たとえば One moment, please, while ~.
? Thank you.
ありがとうございます

不在連絡&用件を尋ねる電話英会話フレーズ

代名詞 he は女性の場合はもちろん she です。

? I’m sorry, he is not available right now. Would you like to leave a message?
申し訳ございません、ただいま席を外しております。ご用件を伝えておきましょうか
  • I’m afraid he is not available (恐れ入りますが~)も丁寧でよい表現です。
?  Do you know when he’ll be back?
いつ戻ってくるか分かりますか?
? I’m not sure when he’ll be back.
いつ戻ってくるかは不明でございます
?  Thank you. I’ll try calling back later.
ありがとうございます。後でかけ直します
? I understand. Thank you.
承知いたしました。ありがとうございます
?  On second thought, could I leave a message?
いや、やっぱり伝言をお願いできますか
? Certainly. What would you want me to tell him?
はい。ご用件はなんでしょうか?
?  Please tell him that it’s a quite urgent call and could you have him call me.
急ぎの電話につき折り返し電話くださるようお伝えいただけますか
? Alright, I’ll see that he gets your message as soon as he arrives.
かしこまりました。戻り次第、伝言を確認するように伝えます
  • see that ~で「取りはからう」のニュアンス。
?  Thank you.
ありがとうございます

その他イレギュラーな場面は事前の想定が大切

電話の趣旨も色々あり、時として間違い電話や、相手の要望にそのまま応えることが難しい(あるいは答えてよいのか戸惑う)ような場面に遭遇することもあります。

各問い合わせに対してどのように対応するべきかは、会社の方針によっても違ってきます。これは英語応対に限ったことではありませんが。想定しうる問答は事前に対応方針を確認しておき、その上で対応する英語表現を把握しておけると、慌てふためくことなく落ち着いて対処できます。

? It’s emergency. I’m trying to reach 090-***-****, but I couldn’t. This is his number, isn’t it?
急用で、090-***-**** に電話をかけているんですがつながりません。090-***-**** の番号で合ってますよね?
I presume you might have dialed wrong number. May I ask what this is regarding?
違う番号に電話されていると思います。ご用件だけ伺ってもよろしいですか?
May I have her direct line or mobile number.
彼女の連絡先を教えて頂けますか
? I’m afraid I cannot give out that information.
大変恐縮ですがお伝えできないことになっております
? I’d rather speak with her about this.
直接話したいんだけれどね
I understand. I’ll have her return your call as soon as possible.
承知しました、すぐにこちらから電話させます

 


《英語会議》のコツ&フレーズ集

英語での会議では日本の会議と異なる点がいくつかあるので注意が必要です。また英語にあまり自信がない方は、積極的に自分から質問を投げて相手に話させましょう。自分から話を続ける姿勢を相手に見せることは、自分の影響力、印象を深く与え、信頼関係の構築に繋がっていきます。

会議に当たって気をつけたい点

1.会議前のスモールトーク

会議を始めるにあたって気をつけたいのがスモールトーク。これは日本語に訳すと会議が始まる前に交わす雑談、小話のことで、欧米のビジネスの場では重要視されています。内容としては天気や時事ネタなど身近なトピックについて話すことが多いです。席に着いたらすぐスマホを見るのではなく、隣や周囲の人と自己紹介と挨拶を兼ねて、会議の始まる前に自ら積極的にスモールトークを交わしましょう。このスモールトークを通して第一印象が決まる、といっても過言ではありません。

天気ついて

How was the weather in U.S when you left?
あなたがアメリカを経つとき天気はどうでしたか。

It’s a bit cold/warm for this time of year,isn’t it?
今年は少し寒い/暑いですよね。

Is it true that there is no rainy season in U.S?
アメリカでは梅雨がないって本当なんですか?

来日について

How was your flight?
フライトはどうでしたか?

You must be tired! Are you having a jetlag?
疲れていらっしゃるでしょう! 時差ボケはありますか?

Is this your first time to visit Japan? Any spots you want to visit?
今回はじめて東京にいらしたんですよね? どこか行ってみたい場所はありますか?

週末、休みについて

What do you enjoy the most in spare time?
時間があるときは何をなさっていますか?

Golden week is just around the corner. Any plans?
ゴールデンウィークももうすぐですね!なにかご予定はありますか?

Have you been to any other countries recently?
最近どこかの国に行きましたか?

2.日本とのマナーの違い。

日本とのマナーの違いはいくつかありますが、気をつけたい一つが腕組です。物事を考えたりする際にやりがちなポーズですが、欧米圏では相手に対して敵意を示す姿勢なので、他の態勢をとることを意識してください。また質問がある場合は最後にまとめてするのではなく、タイミングを見計らってその都度質問するのが通例です。名刺交換の前に相手と握手を交わす事も忘れがちなので覚えておきましょう。

会議を始める

会議をはじめるにあたって、参加者に対する挨拶と話す内容について簡単な説明をしておくことが重要です。またはじめるにあたっての注意点を確認しておく事で、会議をより円滑に進める事が出来ます。
Thank you for coming all the way from U.S.
はるばるアメリカからお越しいただきありがとうございます。
他の言い回しとしてI’d like to welcome all and thank you for making the time to join us.Let’s kick off the meeting.
でははじめましょうか。
他の言い回しとして Let’s get started. Shall we start?We are here today to discuss this new project.
私達は今日これらの議題について議論します。
他の言い回しとしてThe purpose of this meeting is to discuss the new project.First,I’ll begin with annual budget.Then,he/she’ll explain about schedule. Finally,we’ll ask you whether you’re for or against it.
はじめに年間の予算を見ていきます。次に彼/彼女が今後の予定について説明します。そして最後にみなさんにこの計画に賛成か反対かお聞きしたいと考えます。If you have any questions, or objections,please raise your hand.
もし質問、反論、意見等がある人は挙手をしてください。If time allows,we also want to talk about party.
もし、時間が許せば、パーティーについても話したいと考えています。

会議中

議論が行き詰ってしまった、相手の説明がよく分からないとき際、会議を効率よくスムーズに進めるためにこれらの表現を覚えておくと便利です。
If no one want to add something else,let’s move onto to next topic.
もし誰も付け加えたいことがなければ、次に移ります。

Could you elaborate on what you said?
今おしゃったことについてもう少し詳しく説明いただけますか?

We are running out of time,so could you summarize it briefly?
時間が押してきているので、手短にまとめていただけますか?

We are getting off track.
話がそれてきていますよ。

Could you speak for yourself?
あなた自身の意見を聞かせて頂けますか?

Will those in favor of that idea,please hold up right hand?
その考えに賛成の方は右手を上げて頂けますか?

会議をまとめる

会議の締めとして重要なのが参加者に対する気遣い。感謝の意を述べ相手に好印象を持ってもらうことが重要です。
Is there anything else we should discuss?
なにか話しておかないといけないことはありますか?

It looks like we’ve finished ahead of schedule,let’s finish up here.
予定より早く終わったみたいですので今日はここまでにしましょう。

To sum up, let me quickly go over today’s main points.
まとめとして本日の要点を整理させてください。

That’s all for today.I’ll be in touch about the date of next meeting.
今日はここまでです。 次回の会議の日程はまた連絡差し上げます。

If anyone has any further questions, or would like to give any feedback privately, then please feel free to email me.
もし質問、フィードバックが個別にあるようでしたら、私に気軽にメールしてください。

Thank you for your participation.
本日はご参加いただきありがとうございました。


《ビジネスメール》のコツ&フレーズ集

メールでついついやりがちなのが、日本語で言いたい事を英語に直訳しようとすることです。しかし、実際は決まった表現が多く、無理に難しい単語、表現を使わずシンプルに表現できることが多いです。

メールで気をつけたい点

1.ネガティブ表現、省略表現を避ける

英語のビジネスメールでは、基本的にcan’t,don’tやbad、impossibleなど「~できない」という意味を表す単語や表現を使うことは好まれません。これらの表現を使うと言い訳じみているように相手にとらえらかねないからです。また無意識でやりがちなのがI’mやWe’llといった省略表現です。一般的に文語では省略しないというルールがあります。もし省略系を使ってしまうと相手に敬意を払っていないと思われ、印象が下がってしまう可能性があります。

2.本文の構成に気をつける。

日本語では「起承転結」という文章の形があります。しかし、英語では原則的に冒頭に言いたいことを持ってきて、その後に説明するという形をとります。したがって、メールの全体の大まかな流れは「挨拶」、「伝えたい内容」、「具体的な説明」、「最後の挨拶」という順番です。

3.文字化けに注意する。

大文字のアルファベットや記号、数字を使ってしまうと文字化けすることがあります。これら文字化けの多くは文字コードが異なっていたり、英語圏以外の場合文字フォントがインストールされていないといった原因があります。もし、送信したメールを相手がみれない場合、FAXで送る、WordやExcelなど事務でよく使うファイルに記入して送信するなど代替案を提示してあげましょう。ちなみに文字化けを英語で表す場合、「Your text is gabled.」や「This message is corrupted.」といった表現を使います。

件名

件名は基本的に冠詞a、an、theを省略した形の名詞で始め、シンプルに見やすくまとめます。更に具体的な日にちなどを付け加えておくと、より相手に用件が伝わります。急ぎの場合などは強調したい部分をで囲うなどの工夫も必要です。

Inquiry about products.
製品に関する問い合わせInformation Request.
資料請求Order for products.
製品の注文Confirmation of reservation.
予約の確認Revision of schedule.
予定の変更

宛名

連絡する相手が親しくないかぎり、名前の前に敬称をつけるのが通常です。また名前は略称ではなく、フルネームで書くように心掛けましょう。

送り先がわかっている場合
Dear Mr./Ms. Tanaka.
田中さん宛て
分かっていて送り先が複数の場合はDear Mr.Buss, Mark and Ms.Blair.

送り先が不明な場合

To whom it may concern,Dear Sir/Madam.
担当者様宛て
送り先不明で送り先が複数の場合はDear all.

書き出しの挨拶、書き出し

日本語と同様にご無沙汰しています。」や「はじめまして。」など相手と連絡を取り始める際に、挨拶をはじめにもってくることが基本とされています。

How are you?/How are these things?
お元気ですか?How’s your project going?
プロジェクトは順調ですか?I hope your project is going well.
プロジェクトが順調だといいのですが?Thank you for your e-mail.
ご連絡いただきありがとうございます。I hope this e-mail will find you.
代わりなく過ごされていることだと思います。I’m sorry for not replying sooner.
ご連絡遅くなり申し訳ないです。Thank you for your continuous support.
いつもありがとうございます。

Thank you for your prompt reply.
早急のご連絡ありがとうございます。

Thanks for getting back to me.
ご返信ありがとうございます。

I was on a business trip.
出張中でした。

In reference to your inquiry.
問い合わせに関して

I’m sorry to bother you again.
たびたびのご連絡申し訳ありません。

自己紹介、会社紹介

特に相手と初めて連絡をとる際、自分と会社のことを簡潔に伝えないといけません。相手に自分の担当、および自分達の会社が何をやっている会社なのか明確にしておくことで相手も理解しやすくなります。この際主語が「I」なのか、「We」なのかきちんと確認しておく必要もあります。

My name is Yoko.
わたしの名前はヨーコと申します。I work for XYZ Co., Ltd.
XYZ社で働いています。I am a new here.
私は新人です。I’m in charge of sales at XYZ Co., Ltd.
私はXYZ社で営業を担当しております。I’m replacing Taro,who recently transferred to Human Resources department.
私は最近人事部に異動した太郎さんの後任です。We succeeded in opening a new business in China.
わたし達の会社は中国で新規事業を立ち上げました。We are a leading company of Japanese electronic device.
私どもは日本の電子機器のリーディングカンパニーです。

Our products don’t harm the environment.
私どもの製品は環境に優しいです。

We deal in second-hand goods.
私達は中古品も扱っています。

依頼

相手に対して何か依頼するときの表現はほとんどパターン化していて、丁寧な表現の「Would/Could you~」や「Do you mind~」を使うことが多いです。また「please」を付け加えてより丁寧に表現することも可能です。

I would like your quote.
見積もりをお願いします。Could you give us some discount?
値引きすることは可能ですか。I would appreciate it if you could please reply within two days.
2日以内に返信いただけると助かります。It would be great if you could send us some information about your products.
製品についての情報を送っていただけると助かります。Do you mind sending me documents you refered before?
以前おっしゃっていた書類を送っていただけますか。

説明、報告

製品に対しての説明、またその製品に対しての現状報告は重要です。特にこちらが製品を売る側だとしたら、自社の製品の良さを相手に伝えない限り、相手に興味を示してもらえずに終わってしまうからです。

These products are cathcing on with young ladies.
これらの製品は若い女性の間で人気です。We can offer you free sample.
無料サンプルを提供できます。ProductA constists of a large number of cells.
製品Aは多く細胞から成っています。There is still room for improvement.
まだ改善の余地があります。This products are in great demand by offering extra services.
サービスを追加したことでこの製品は引っ張りだこですよ。We started to sell productA.
製品Aの販売を始めました。We ordered 200 pieces last time.
私達は先日200個発注をかけました。

I would like to inform you about the discontinue of product A.
製品Aが在庫切れになりました。

Currently,product A is out of stock.
現在、製品Aは在庫がない状態です。

We are aiming to sell more than 100 of these products.
更に100個以上も製品を販売する予定です。

I’ve attached the quote to this e-mail.
メールに見積もりを添付しておきました。

商品の受け渡し

無事に契約を結んだら製品を発送します。この際、相手にどのような方法で、いつ製品を発送して、到着するのか伝えないといけません。また自分が受け取り側の場合も同様のことを聞くとともに製品が正しく届いているか確認することも必要です。

We have shipped productA by sea today.
本日、船便で製品Aを発送しました。You can track the status of this order on online.
この商品の発送状況はオンライン上で確認できます。We can guarantee you delivery before this Friday.
発送は金曜日までになるよう手配いたします。Your order will be processed as quickly as possible.
発送はなるべく早くなるよういたします。The other day,We have received products.
先日、製品が届きました。We have some defects due to rough packing.
包装が荒かったため、欠陥品がいくつかありました。The quantity of productA was not correct.
製品Aの数量が間違っていました。

謝罪、クレーム

もし製品になにか問題があった場合、速やかに対応しなければなりません。 またその問題の原因を究明するために、なぜそれが起こったのかを分析しミスが自分側にあるのか、相手にあるのかそれとも第三者にあるのか確認する必要があります。

I’m writing to express my dissatisfaction with productA.
製品Aにすごくがっかりしましたよ。Could I return unused products?
使ってない製品を返品できますか?We found that 30% of these products are damaged and useless.
製品の30%が欠陥品で使い物にならなかったです。We are fully responsible for this problem,and make sure that it won’t happen again.
こちらが責任を取るとともに再発防止に努めます。These prodcts are inspected for defects every month.
これらの製品は月に1度、欠陥がいないか調査されています。I would like to apologise for inconvenience.
至らない部分があり、大変申し訳ありませんでした。We are sorry for kept you waiting,but could you wait the delivery until this end of month?
お待たせして大変申し訳ありませんが、今月末まで配送を待っていただくことは可能ですか?

文末での一言

文末では相手への感謝と敬意を払います。また付け加える要素として、返事が特定の日にちまでに欲しい場合その日にちを明記しておく事も重要です。

I look forward to hearing from you.
ご連絡お待ちしております。I would appreciate a reply at your earliest convenience.
なるべく早く、都合良いときに返信いただけると幸いです。If we can be of any further assistance, please let us know.
なにか私どもにできることがあれば、知らせてください。Feel free to ask us any questions.
なんでも聞いてください。Thank you for taking this into consideration.
検討いただき誠にありがとうございます。

文の結び

これは日本語でいう「敬具」を表す定形表現なのでそのまま覚えておきましょう。 また親しい、馴染みのある人に対しては「Thanks」でも代用可能です。

Best regards,/Thanks,/Truly yours,/Faithfully yours,/Sincerely,
敬具




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