社内英語公用語化に備えるビジネス英語表現のエッセンス

社会のグローバル化が叫ばれてすでに久しい今日この頃。時代はすでに「企業内の業務連絡を日本語でなく英語で交わす」段階に至りつつあります。

いくつかの企業が「社内公用語の英語化」を宣言したニュースはまだ記憶に新しいところでしょう。

今や事業は日本国内だけで完結せず、多くの企業が海外リソースを活用したり、海外企業と連携したり、あるいはオフショアリングに乗り出したりしています。

「うちの会社は英語化しませんって」といって安穏とはしていられないかもしれませんし、将来の華々しい転身に備えて業務遂行に役立つ英語スキルを身につけておくのもアリではないでしょうか。

とはいえ、ビジネス英語だからといって急激に英語が難解になるというわけでは全然ありません。むしろ英語は日本語よりも、使用語彙の違いは少なく、丁寧表現や定型的言い回しといったいくつかのコツさえ把握できれば自在に操れます。

あまり堅苦しく考えすぎず、コツをつかむ程度のノリで当たってみましょう。

《電話応対》のコツ&英語フレーズ例文集

電話を通じて行う会話は、面と向かって話す場面とは少し違った要領が必要です。とはいえ基本的な部分はそう違いません。

参照：返事が遅くなってごめんなさい。は英語でどう言うの？

電話応対で気をつけたいこと

• はっきりと話すこと
• ゆっくり話すこと
• 用件を明確にすること

電話でのやり取りは、どうしても聞き取りにくい部分や聞き取ってもらいにく部分が生じます。つい小声になったり、早口になったり、あるいは相手の発言の聞き取れなかった部分を曖昧なままにしてしまったりしがちですが、曖昧な点を残しておくと電話の趣旨自体が不明確になってしまいます。これは英語に限らず日本語の電話のやり取りでも同様です。

電話口で早口で話してしまうと、相手方に「英語が話せる」という印象を持たれ、ネイティブスピーカー的な流暢な会話スピードで返される可能性があります。言葉が明確に伝わるようゆっくりと用件を丁寧に伝えるよう心がけると、それだけでも相手がはっきりゆっくりした会話に合わせてくれやすくなります。

電話を取ってからの受け答え・取り次ぎ英語フレーズ

（電話が鳴る）

• 電話を取ったらはじめに名乗ります。「This is ～（会社名）.」の形でも表現できますし、This is を省いて単語（社名）のみ述べる形でも表現できます。

• 男性の場合は Mr. ですが、相手が女性なら Mrs. や Ms. が用いられます。
  
• 日本語では「～さんはいらっしゃいますか」のように聞くところですが、英語では「～さんと話したい」のような形で意向を伝えます。

• 質問自体は「どちら様ですか」という趣旨なのですが、Who are you? とは尋ねません。
• May I ask who is calling? は定型フレーズとして覚えてしまいましょう。
• May I have your name?  という聞き方もできます。

• 《個人名＋ from ＋所属企業名》 で、「～社の～という者です」。

• 少しでも曖昧・不明確な部分が生じたら迷わず確認しましょう。聞き返すこと自体は決して失礼には当たりません。むしろ曖昧なままにして後に影響することの方が、失礼につながる可能性が大です。

• Please hold on while ～ という表現も見られますが、on は無くても通じます。
• 「少々お待ちください」に対応する表現は色々なバリエーションがあります。たとえば One moment, please, while ～.

不在連絡&用件を尋ねる電話英会話フレーズ

代名詞 he は女性の場合はもちろん she です。

• I’m afraid he is not available （恐れ入りますが～）も丁寧でよい表現です。

• see that ～で「取りはからう」のニュアンス。

その他イレギュラーな場面は事前の想定が大切

電話の趣旨も色々あり、時として間違い電話や、相手の要望にそのまま応えることが難しい（あるいは答えてよいのか戸惑う）ような場面に遭遇することもあります。

各問い合わせに対してどのように対応するべきかは、会社の方針によっても違ってきます。これは英語応対に限ったことではありませんが。想定しうる問答は事前に対応方針を確認しておき、その上で対応する英語表現を把握しておけると、慌てふためくことなく落ち着いて対処できます。

《英語会議》のコツ&フレーズ集

英語での会議では日本の会議と異なる点がいくつかあるので注意が必要です。また英語にあまり自信がない方は、積極的に自分から質問を投げて相手に話させましょう。自分から話を続ける姿勢を相手に見せることは、自分の影響力、印象を深く与え、信頼関係の構築に繋がっていきます。

会議に当たって気をつけたい点

1.会議前のスモールトーク

会議を始めるにあたって気をつけたいのがスモールトーク。これは日本語に訳すと会議が始まる前に交わす雑談、小話のことで、欧米のビジネスの場では重要視されています。内容としては天気や時事ネタなど身近なトピックについて話すことが多いです。席に着いたらすぐスマホを見るのではなく、隣や周囲の人と自己紹介と挨拶を兼ねて、会議の始まる前に自ら積極的にスモールトークを交わしましょう。このスモールトークを通して第一印象が決まる、といっても過言ではありません。

《ビジネスメール》のコツ&フレーズ集

メールでついついやりがちなのが、日本語で言いたい事を英語に直訳しようとすることです。しかし、実際は決まった表現が多く、無理に難しい単語、表現を使わずシンプルに表現できることが多いです。

メールで気をつけたい点

1.ネガティブ表現、省略表現を避ける

英語のビジネスメールでは、基本的にcan’t,don’tやbad、impossibleなど「～できない」という意味を表す単語や表現を使うことは好まれません。これらの表現を使うと言い訳じみているように相手にとらえらかねないからです。また無意識でやりがちなのがI’mやWe’llといった省略表現です。一般的に文語では省略しないというルールがあります。もし省略系を使ってしまうと相手に敬意を払っていないと思われ、印象が下がってしまう可能性があります。

2.本文の構成に気をつける。

日本語では「起承転結」という文章の形があります。しかし、英語では原則的に冒頭に言いたいことを持ってきて、その後に説明するという形をとります。したがって、メールの全体の大まかな流れは「挨拶」、「伝えたい内容」、「具体的な説明」、「最後の挨拶」という順番です。

3.文字化けに注意する。

大文字のアルファベットや記号、数字を使ってしまうと文字化けすることがあります。これら文字化けの多くは文字コードが異なっていたり、英語圏以外の場合文字フォントがインストールされていないといった原因があります。もし、送信したメールを相手がみれない場合、FAXで送る、WordやExcelなど事務でよく使うファイルに記入して送信するなど代替案を提示してあげましょう。ちなみに文字化けを英語で表す場合、「Your text is gabled.」や「This message is corrupted.」といった表現を使います。

件名

件名は基本的に冠詞a、an、theを省略した形の名詞で始め、シンプルに見やすくまとめます。更に具体的な日にちなどを付け加えておくと、より相手に用件が伝わります。急ぎの場合などは強調したい部分をで囲うなどの工夫も必要です。

宛名

連絡する相手が親しくないかぎり、名前の前に敬称をつけるのが通常です。また名前は略称ではなく、フルネームで書くように心掛けましょう。

送り先がわかっている場合

書き出しの挨拶、書き出し

日本語と同様にご無沙汰しています。」や「はじめまして。」など相手と連絡を取り始める際に、挨拶をはじめにもってくることが基本とされています。

自己紹介、会社紹介

特に相手と初めて連絡をとる際、自分と会社のことを簡潔に伝えないといけません。相手に自分の担当、および自分達の会社が何をやっている会社なのか明確にしておくことで相手も理解しやすくなります。この際主語が「I」なのか、「We」なのかきちんと確認しておく必要もあります。

依頼

相手に対して何か依頼するときの表現はほとんどパターン化していて、丁寧な表現の「Would/Could you～」や「Do you mind～」を使うことが多いです。また「please」を付け加えてより丁寧に表現することも可能です。

説明、報告

製品に対しての説明、またその製品に対しての現状報告は重要です。特にこちらが製品を売る側だとしたら、自社の製品の良さを相手に伝えない限り、相手に興味を示してもらえずに終わってしまうからです。

商品の受け渡し

無事に契約を結んだら製品を発送します。この際、相手にどのような方法で、いつ製品を発送して、到着するのか伝えないといけません。また自分が受け取り側の場合も同様のことを聞くとともに製品が正しく届いているか確認することも必要です。

謝罪、クレーム

もし製品になにか問題があった場合、速やかに対応しなければなりません。　またその問題の原因を究明するために、なぜそれが起こったのかを分析しミスが自分側にあるのか、相手にあるのかそれとも第三者にあるのか確認する必要があります。

文末での一言

文末では相手への感謝と敬意を払います。また付け加える要素として、返事が特定の日にちまでに欲しい場合その日にちを明記しておく事も重要です。

文の結び

これは日本語でいう「敬具」を表す定形表現なのでそのまま覚えておきましょう。　また親しい、馴染みのある人に対しては「Thanks」でも代用可能です。