英文ビジネスメールの宛名の書き方

ビジネスシーンで英文のメールを送るとき、まずは宛名を適切に書くことが第一のポイントです。宛名が不適切だと相手の心証もよくありませんが、逆に宛名を適切に書ければ相手の第一印象もアップします。

正しい英文メールの書き方を覚えておくと、ビジネス場面だけでなく、ホテルの予約やカスタマーサービスに問い合わせをする場面などでも役立ちます。

相手の名前が分かっている場合

メールを送る相手の名前が分かっている場合、男性には「Dear Mr. （名字）」、女性には「Dear Ms. （名字）」と記載します。相手が未婚女性であれば「Dear Miss. （名字）」という表現を使うことができますが、不明の場合には「Dear Ms. （名字）」のほうが無難です。

また、性別のみ分かっているときには男性には「Dear Sir」、女性には「Dear Madam」という表現を用いることもできます。

役職や担当部署のみ分かっている場合

役職や担当部署が分かっている場合には、「Dear （役職・部署名）」と宛名を書きます。

Dear Sales Manager（営業部長様）
Dear Customer Service（カスタマーサービスご担当者様）

宛名が分からない場合

担当者の名前も性別も分からない場合には「Dear Sir or Madam」という表現があります。日本語で「関係者各位」という意味にしたいなら、「To whom it may concern」という表現もあります。用件を担当する部署や人の名前が全く見当がつかないときに役立つ表現です。

ただし、「To whom it may concern」という表現を使うと担当者の元にメールが届かない可能性が高まります。可能な限り担当者のいる部署や名前を調べて、どうしても分からないときにだけ「To whom it may concern」という表現を用いたほうが良いでしょう。

宛名の末尾にはコロン「:」かカンマ「,」

宛名の末尾には、「Dear Sir:」か「Dear Sir,」のようにコロン「:」かカンマ「,」を書きます。アメリカ式ではコロン、イギリス式ではカンマが使われます。