英会話コラム
目次
「議事録」は英語で何と言えばよい？
会議や議会などで話し合われた内容を記録した文書を「議事録」といいますが、これを英語に訳すといくつかの表現があります。この記事では、それぞれの英語表現のニュアンスや使い分けについて、具体的な例文を交えてわかりやすく解説していきます。会議の記録を英語で伝えたい時に役立つ情報を提供しますので、ぜひ参考にしてください。
「議事録」の英語訳①minutes
「議事録」の最も一般的な英語訳は「minutes」です。この表現は、正式な会議や組織の集まりで話し合われた事項をまとめた公式な文書を指します。実際の会議で使われる典型的な表現です。
例文①：The minutes of the meeting were distributed to all members.（会議の議事録が全メンバーに配布された。）
例文②：Please review the minutes from last week’s board meeting.（先週の取締役会の議事録を確認してください。）
例文③：He was tasked with taking the minutes during the conference.（彼は会議で議事録を取る役割を任された。）
「議事録」の英語訳②record of proceedings
よりフォーマルな文脈で使われることが多い「record of proceedings」は、法的な会議や裁判所の審理などで用いられることがあります。こちらは「議事録」を意味するものの、特に法的な重みを持つ文書を指す場合に適しています。
例文①：The court’s record of proceedings is available for public inspection.（裁判所の議事録は公開閲覧が可能である。）
例文②：A detailed record of proceedings was necessary for the appeal.（控訴には詳細な議事録が必要だった。）
例文③：The committee keeps a thorough record of proceedings for transparency.（委員会は透明性を保つために詳細な議事録を保持している。）
「議事録」の英語訳③transcript
「transcript」は、話された言葉を文字に起こしたものを指し、特に発言内容が正確に記録されるべき場面で使用されます。裁判やインタビューなど、言葉の正確さが求められる状況に適した表現です。
例文①：The transcript of the interview was edited for clarity.（インタビューの文字起こしは明瞭さを増すために編集された。）
例文②：Transcripts of the trial are available upon request.（裁判の文字起こしは要求に応じて入手可能である。）
例文③：She requested a transcript of the academic conference for her research.（彼女は研究のために学術会議の文字起こしを請求した。）
それぞれの英語訳のニュアンス・文脈の違いまとめ
ここで、上記で解説した各英語訳のニュアンスや使用される文脈の違いについてまとめます。簡潔に違いを把握したい方は、以下の情報を参照してください。
minutes：一般的な会議や組織の集まりで使われる公式文書。
record of proceedings：法的な会議や裁判所の審理で用いられる、法的な重みを持つ文書。
transcript：発言内容が正確に記録されるべき場面で使用される、話された言葉を文字に起こした文書。
「議事録」を使う際によく用いられる表現
表現① compile the minutes
「compile the minutes」という表現は、議事録をまとめるという意味です。会議後に議事録を整理し、参加者に配布する作業を指します。
例文：He was responsible for compiling the minutes after the meeting.（彼は会議後に議事録をまとめる責任があった。）
表現② distribute the minutes
「distribute the minutes」とは、議事録を参加者に配布することを意味します。会議の内容を共有し、記録を残すために行われる重要なプロセスです。
例文：The secretary distributed the minutes to all attendees.（秘書は出席者全員に議事録を配布した。）
表現③ approve the minutes
「approve the minutes」というフレーズは、議事録の内容が正確であると認め、承認する行為を指します。通常、次の会議の初めに前回の議事録が承認されます。
例文：The board members approved the minutes from the previous meeting.（取締役たちは前回の会議の議事録を承認した。）
英語で議事録をとる方法・関連知識まとめ
議事録は、会議の核心を捉え、議論された内容を明確に記録するための不可欠なツールです。英語での議事録作成は、国際的なビジネスや学術環境で特に重要です。効果的な議事録は、参加者が議論の結果を理解し、後日必要なアクションを取るのに役立ちます。ここからは実際に議事録を英語でとらなくてはいけない方にむけて、参考になる情報をまとめていきたいと思います。
英語で議事録をとる際の準備
成功した議事録の作成は、適切な準備から始まります。まず、会議の目的と議題を把握し、議論される可能性のあるトピックについて事前に調査しておくことが重要です。会議に先立って配布される資料やアジェンダを確認し、必要なバックグラウンド情報を収集しましょう。
会議で使用される専門用語や重要な固有名詞の綴りを事前に確認することも重要です。これにより、議事録の正確性が高まります。また、効率的なメモ取りのための具体的な方法を計画しておくことも重要です。デジタルツールを使用する場合は、タイピング速度を高める練習や、編集ソフトウェアに慣れることが助けになります。手書きの場合、整理されたノートを準備し、重要なポイントを迅速に記録できるようにします。
英語の議事録作成では、会議の流れを的確に追うためには、聴く力と速記のスキルが不可欠です。特に非ネイティブの参加者がいる場合、訛りや異なる発音にも対応できるようにする必要があります。また、重要なポイントや意思決定、行動項目を明確に識別し、重要な情報を見逃さないように注意することが重要です。
まとめ
- 会議の目的と議題を事前に理解する。
- 議論される可能性のあるトピックに関して事前に調査する。
- 事前に配布される資料やアジェンダを確認し、バックグラウンド情報を収集する。
- 会議で使用される専門用語や重要な固有名詞の綴りを事前に確認する。
- 効率的なメモ取りの方法を計画する（デジタルツールの使用やタイピング速度の向上、手書きの場合は整理されたノートの準備）。
- 非ネイティブ参加者の訛りや異なる発音に対応するための聴取力を強化する。
- 重要なポイント、意思決定、行動項目を識別し、重要情報を見逃さないようにする。
英語で書く議事録の構成
英語で議事録を作成する際には、次のような構成要素を取り入れることが重要です：
会議の基本情報：
日時と場所
出席者と欠席者のリスト
会議の主催者や司会者
会議の目的と議題：
会議の目的の明確な記述
各議題の簡潔な説明
討議内容と決定事項：
各議題に対する主要な議論点
合意された決定事項や行動計画
次回の会議とアクションアイテム：
次回の会議日程（決定されている場合）
特定の個人やグループに割り当てられたアクションアイテム
この構成を基に、議事録は会議のフローに従って整理され、重要な情報が見逃されないように記述されるべきです。
議事録を英語で書くときのポイント
効果的な英語の議事録作成には、以下のポイントが不可欠です：
明確さと簡潔さ：
複雑な文ではなく、短く明瞭な文を使用する
不必要な専門用語は避け、一般的に理解される表現を選ぶ
客観性：
個人的な意見や解釈を含めない
議論された事実のみを記述し、推測や仮定を避ける
注意深い記録：
重要な議論や決定事項を正確に記録
会議中の発言はできるだけ文字通りに、しかし要点を押さえて記述
レビューと確認：
議事録を完成させた後、事実関係や文脈の正確性を再確認
必要に応じて出席者や関係者にレビューを依頼
議事録は、会議の内容を後日振り返る際の重要な資料であるため、これらのポイントを意識することが重要です。
議事録のテンプレート（英語・日本語訳付き）
議事録を英語で書く際のテンプレートや一般的に使用されるフレーズを理解することは、効率的な議事録作成にとって重要です。これらの要素は、議事録がその目的を果たすために役立ちます。
英語の議事録には一般的なフォーマットがあり、以下の要素が含まれることが多いです。
ヘッダー（Header）
English: “Meeting Title: [Title of the Meeting]”
日本語訳: “会議のタイトル：[会議のタイトル]”
English: “Date: [Date], Time: [Start Time] to [End Time]”
日本語訳: “日付：[日付]、時間：[開始時間]から[終了時間]”
English: “Location: [Meeting Location]”
日本語訳: “場所：[会議の場所]”
出席者（Attendees）
English: “Present: [List of Attendees]”
日本語訳: “出席者：[出席者リスト]”
English: “Absent: [List of Absentees]”
日本語訳: “欠席者：[欠席者リスト]”
会議の目的（Objective）
English: “Objective: [Purpose].”
日本語訳: “目的：[目的]。”
議題と討議（Agenda and Discussion）
English: “Discussed: [Topic].”
日本語訳: “議論：[トピック]。”
結論と次のステップ（Conclusion and Next Steps）
English: “Decided: [Decision].”
日本語訳: “決定：[決定事項]。”
閉会（Adjournment）
English: “Adjourned at [Time].”
日本語訳: “[時間]に閉会。”
実際の議事録の例
Meeting Title: Project Alpha Kickoff Meeting
Date: March 10, 2024
Time: 10:00 AM – 11:00 AM
Location: Conference Room B
Present:
- John Smith (Project Manager)
- Emily Johnson (Lead Developer)
- Mark Lee (Marketing Manager)
- Sarah Brown (Financial Analyst)
Objective:
To discuss and finalize the objectives, timeline, and roles for Project Alpha.
Agenda Item 1: Project Overview
Discussed by John Smith.
- Overview of Project Alpha’s goals and expected outcomes.
- Importance of meeting project deadlines and maintaining quality.
Agenda Item 2: Roles and Responsibilities
Discussed by Emily Johnson.
- Detailed roles for each team member were defined.
- Emily Johnson to lead the development team.
- Regular team meetings scheduled for every Tuesday.
Agenda Item 3: Budget and Resources
Discussed by Sarah Brown.
- Proposed budget for the project presented and agreed upon.
- Discussion on resource allocation and procurement.
Agenda Item 4: Marketing and Promotion Strategy
Discussed by Mark Lee.
- Preliminary marketing strategies for Project Alpha.
- Need for early marketing initiatives emphasized.
Conclusion:
- Clear objectives and timeline established for Project Alpha.
- Team roles and budget allocation agreed upon.
- Next meeting scheduled for March 17, 2024, to discuss project progress.
Adjourned at 11:00 AM.
日本語訳
会議のタイトル：プロジェクトアルファキックオフミーティング
日付：2024年3月10日
時間：午前10時 – 午前11時
場所：会議室B
出席者：
- ジョン・スミス（プロジェクトマネージャー）
- エミリー・ジョンソン（リードデベロッパー）
- マーク・リー（マーケティングマネージャー）
- サラ・ブラウン（財務アナリスト）
目的：
プロジェクトアルファの目標、タイムライン、役割を議論し、最終決定する。
議題項目1：プロジェクトの概要
ジョン・スミスによる議論。
- プロジェクトアルファの目標と期待される成果の概要。
- プロジェクトの期限を守り、品質を維持することの重要性。
議題項目2：役割と責任
エミリー・ジョンソンによる議論。
- 各チームメンバーの具体的な役割が定義された。
- エミリー・ジョンソンが開発チームをリードする。
- 毎週火曜日に定期的なチームミーティングを開催。
議題項目3：予算とリソース
サラ・ブラウンによる議論。
- 提案されたプロジェクトの予算が提示され、合意された。
- リソースの割り当てと調達に関する議論。
議題項目4：マーケティングとプロモーション戦略
マーク・リーによる議論。
- プロジェクトアルファの初期マーケティング戦略。
- 早期のマーケティング取り組みの必要性が強調された。
結論：
- プロジェクトアルファの明確な目標とタイムラインが確立された。
- チームの役割と予算割り当てが合意された。
- プロジェクトの進捗について議論するため、2024年3月17日に次回の会議を予定。
午前11時に閉会。
「議事録」を含む表現・例文一覧
ここからは「議事録」を含む表現をいくつか紹介しますので、実際のケースに合わせて英訳を見つけたい場合は参考にしてください！
議事録にサインすることで公式記録とする
Sign the minutes to make them an official record
会議の内容を記録する議事録
Minutes recording the contents of the meeting
議事録に記載されたアクションアイテム
Action items listed in the minutes
議事録に決定事項を追加する
Add the decisions to the minutes
議事録を作成する責任者
Person responsible for creating the minutes
議事録に基づいて行動する
Act based on the minutes
議事録を確認して承認する
Review and approve the minutes
次の会議の議事録を準備する
Prepare the minutes for the next meeting
議事録を共有することで情報を伝達する
Convey information by sharing the minutes
議事録を編集して最終版を作成する
Edit the minutes to create the final version
まとめ
この記事では、「議事録」を英語で表現する際の様々な訳語とその使い分けについて解説しました。会議の内容を記録し、それを共有するための「minutes」、法的な文書としての「record of proceedings」、発言の正確な記録としての「transcript」という３つの表現があります。また、議事録をまとめる「compile the minutes」、配布する「distribute the minutes」、承認する「approve the minutes」という表現も紹介しました。これらの情報を活用して、英語でのコミュニケーションをよりスムーズに行ってください。
