ビジネスもカジュアルも。メールで使う挨拶文をマスター

メールの書き出しは挨拶(あいさつ)から入る形が定番です。これはビジネスメールでもカジュアルなメールでも同じです。メールの冒頭の挨拶には、本題に進む導入の役割があります。あいさつ表現の種類と選び方を知って最高のメール術を身につけましょう。

用件への橋渡しが大事

メールの用件(本題)に繋げるための書き出しは、内容を円滑に読み取ってもらうためにとても大事な橋渡し役です。とはいえ、簡潔にまとめてある用件の前に、長々しく前置きを書くのは英文メールではNG。英語での定型挨拶をマスターして、書き言葉でも円滑にコミュニケーションができるようになりましょう。


これだけは覚えてほしい、定番の挨拶3連発

日本語メール、特にビジネスシーンのメールでは絶対に見る3パターンの挨拶をまずは頭に入れましょう。

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お世話になっております

ビジネスシーンでまずはお決まりの挨拶をしたい場合

Thank you for your cooperation always.
お世話になっております

相手から連絡がきて、それに返答する「お世話になっております」

Thank you for your correspondence.
(お世話になっております/ご連絡ありがとうございます)

ご無沙汰しております

It has been a while since I last kept in touch with you.
(ご無沙汰しております。)

お元気ですか?

How are you doing?
(お元気ですか?)

 


場面別カジュアル/フォーマルなメール挨拶文

「お世話になっております」「お元気ですか」「ご無沙汰しております」これらを覚えたら、それらをシチュエーションによって応用してみましょう。

文章を送る場面、相手によって使い分けられる表現には以下のようなものがあります。

久しぶりにコンタクトを取るとき

長い間会っていなかったときの一言「久しぶり」は”Long time no see.“ と英訳され、挨拶としても広く使われる表現です。ただし、英文での導入では「どの時点から時間が経ったのか」を書くと更に良い書き出しとなります。

>カジュアルなメール

It’s been a long time since the last time  I contacted you.
(最後のやり取りからしばらくですね)
It’s been a while, but are you doing well?
(しばらくだね、元気でやってる?)

 

>フォーマルなメール

It has been a while since the last conference~
(前回の会議からしばらく経ちましたが〜)
It has been a long time since I last contacted you.
(大変ご無沙汰しております。)
It has been a long time since I got in touch with you last time.
(お久しぶりでございます。)

ポイントは 「since~(~から)」の後ろの文章。最後に出会った場面を伝えることで、読み手があなたのことを思い出し、次の文を追いやすくなります。

相手の様子を尋ねるとき

「お変わりないですか?」のように、相手の様子を尋ねる表現も”How are you?“だけではありません。特に、相手が「今までどうしていたか?」を尋ねるニュアンスをつけたいときは現在完了形を入れることがポイントとなってきます。

>カジュアルなメール

How have you been?
(最近どうしてた?)
Are you doing well?
(元気してる?)
How are you doing?
(どうしてる?)
Everything is going well?
(問題なくやってる?)

>フォーマルなメール

How are you getting along?
(いかがお過ごしでしょうか?)
How have you been since then?
(その後いかがお過ごしでしょうか?)
How are you getting on?
(どのようにお過ごしでしょうか?)

以前会ってからのフォーマルな挨拶なら、現在完了形を用いて「since then(その後)」や「after that(あの後)」などを末尾に持ってくると良いです。

ビジネスメールで使える、「近況を尋ねる」掴み

ビジネスでのメールのやりとりこそ、掴みとなる導入文とその後の用件の簡潔さが求められるところ。「お世話になっています」だけでは味気ないと感じたら、一言付け加えてみましょう。
このとき、一番本題に繋げ易い挨拶は仕事の近況を尋ねるものです。

How is your project going?
(プロジェクトはどんな感じ?)
Are you dealing with new colleagues?
(新しい同僚とはうまくいってる?)
How was in ~(出張先)?
(~ではどうだった?)
How’s your project coming along?
(プロジェクトの進み具合はどうですか?)
Have you gotten used to your new office?
(新しいオフィスには慣れましたか?)
How was the business trip to ~(出張先).
(~での出張はいかがでしたか?)

仕事の近況報告を導入文に置くと、相手も返信のときにスムーズに返答から書き出せます。仕事上の付き合いなら、相手の近況を挨拶文でサッと引き出すテクニックにもなります。

 読み易いメールは良い書き出しから

用件は英語ですぐまとめられても、文章の導入部が上手くつなげられないとメール全体が分かりにくいものとなってしまいます。相手に応じて挨拶の内容、文体を選び、一言クッションを置いてから本題に入りましょう。定型文を挨拶として添えることで、相手の本題への理解がスムーズに進みます。

 

 





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