ビジネスレターの書き方と手紙に使える表現集

ビジネスシーンにおいて英語でコミュニケーションをとらなくてはいけない場面が増えてきています。最近はメールがほとんどかもしれませんが、封筒に入った「手紙」の形式もまだまだビジネスには切り離せない存在であり、書き方ぐらいは知っておいたほうがよいでしょう。英文のビジネスレターでは決められたルールに沿って書くこと、また丁寧な言葉遣いで書くことが求められます。先方に失礼にならないよう、ビジネスレターに使う正しい型を覚えておきましょう。

ビジネスレターの形式

ビジネスレターでは記入事項と記入の順番にルールがあります。
基本的にこの順番に沿って書いていきましょう。

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レターヘッド(Letterhead)

会社名、会社ロゴ、住所、電話番号、emailアドレスなどを文書の最上部にまとめます。

LetterHead Co.
12345 English Street 303
Los Angeles, CA800
Tel:000-000-000 Fax:000-000-000
Email: info@letterhead.com

日付(Date)

文書作成時点も明記しておきます。

英語の年月日の表記は、イギリス式英語では日/月/年アメリカ式英語では月/日/年の順で記述されます。混乱しやすい部分なので、月は数字でなくアルファベットで表記しましょう。

イギリス:1st May, 2016
アメリカ:May 1st, 2016

英語の「月」の呼び方・覚え方・使い方

宛名(Inside Address)

封筒に書く宛名を Outside Adress といいます。相手の名前、役職、部署名、会社名、住所を書きます。

Mr.Smith,Sales Manager
Sales Department
Whatsup Co,Ltd.
7890 Whatsup Street
Los Angeles, CA900

敬辞(Salutation)

Dear に続けて、敬称と共に相手の姓を書きます。敬称は男性であればMr.、女性であればMrs.(既婚)、 Miss.(未婚)、 Ms.(両方に使える)をつけます。名前がわからない場合はSir(男性)およびMadam(女性)で代用できます。

Dear Mr. Smith,
Dear Mrs. Smith,

本文(Body)

本文に使う表現は以下で紹介します。

結辞(Complimentary Close)&署名(Signature)

「敬具」「かしこ」にあたる結び言葉を署名の前につけます。

Sincerely,
Wataru Takeshima
Yours truly,
Wataru Takeshima

ビジネスレターの本文

続いて、ビジネスレター本文でよく使われる表現です。ビジネスレターでは自分の立場をはっきりと相手に示すこと、それでいて相手に敬意を示して丁寧な言葉使いをすることが重要です。

手紙の目的を伝える

We are writing to confirm you that…
~をご確認したくお手紙差し上げました。
I am writing to tell you about…
~をお伝えしたく筆をとらせていただきました。

先方の連絡に感謝する

Thank you for your email regarding…
~に関するメールをありがとうございました。
Thank you for contacting us.
ご連絡いただきありがとうございます。

依頼する

I would be grateful if you could…
~していただけますと幸いです。
Could you please send me…
~を送っていただけますか?
Please let me know…
~をお知らせください。

喜ばしい気持ちを伝える

I am pleased to announce that…
~とお伝えできることを嬉しく思います。
We are delighted to inform you that …
~とお知らせできて喜ばしく思います。

遺憾の意を示す

We regret to inform you that…
残念ではございますが、~
Unfortunately we cannot…
残念ながら、~いたしかねます。

添付を示す

Please find attached…
添付の~をご確認ください。
Please find enclosed…
同封した~をご確認ください。

終わりの文句

I look forward to seeing you next week.
来週お会いできるのを楽しみにしております。
Looking forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
なるべく早くお返事いただければ幸いです。
If you require more information, please do not hesitate to contact me.
ご不明点がありましたら遠慮なくお申し付けください。
Thank you for your help.
ご協力ありがとうございます。




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