ビジネスレターの書き方と手紙に使える表現集

ビジネスシーンにおいて英語でコミュニケーションをとらなくてはいけない場面が増えてきています。最近はメールがほとんどかもしれませんが、封筒に入った「手紙」の形式もまだまだビジネスには切り離せない存在であり、書き方ぐらいは知っておいたほうがよいでしょう。英文のビジネスレターでは決められたルールに沿って書くこと、また丁寧な言葉遣いで書くことが求められます。先方に失礼にならないよう、ビジネスレターに使う正しい型を覚えておきましょう。

ビジネスレターの形式

ビジネスレターでは記入事項と記入の順番にルールがあります。
基本的にこの順番に沿って書いていきましょう。

レターヘッド（Letterhead）

会社名、会社ロゴ、住所、電話番号、emailアドレスなどを文書の最上部にまとめます。

日付（Date）

文書作成時点も明記しておきます。

英語の年月日の表記は、イギリス式英語では日/月/年、アメリカ式英語では月/日/年の順で記述されます。混乱しやすい部分なので、月は数字でなくアルファベットで表記しましょう。

英語の「月」の呼び方・覚え方・使い方

宛名（Inside Address）

封筒に書く宛名を Outside Adress といいます。相手の名前、役職、部署名、会社名、住所を書きます。

敬辞（Salutation）

Dear に続けて、敬称と共に相手の姓を書きます。敬称は男性であればMr.、女性であればMrs.（既婚）、 Miss.（未婚）、 Ms.（両方に使える）をつけます。名前がわからない場合はSir（男性）およびMadam（女性）で代用できます。

本文（Body）

本文に使う表現は以下で紹介します。

結辞（Complimentary Close）＆署名（Signature）

「敬具」「かしこ」にあたる結び言葉を署名の前につけます。

ビジネスレターの本文

続いて、ビジネスレター本文でよく使われる表現です。ビジネスレターでは自分の立場をはっきりと相手に示すこと、それでいて相手に敬意を示して丁寧な言葉使いをすることが重要です。

手紙の目的を伝える

先方の連絡に感謝する

依頼する

喜ばしい気持ちを伝える

遺憾の意を示す

添付を示す

終わりの文句